angle-left null System Archiwum Dokumentów Elektronicznych

Rozwój technologii oraz sposobów komunikacji stawia przed państwem i organami publicznymi wyzwanie w postaci nadążenia za postępem technologicznym. Wszechobecna cyfryzacja życia społecznego i gospodarczego ma również znaczny wpływ na funkcjonowanie jednostek publicznych. Sprostanie wyzwaniom technologicznym, a także wymaganiom obywateli w zakresie usprawniania działań administracji poprzez wdrażanie e-usług jest w dzisiejszych czasach konieczne i możliwe dzięki wykorzystaniu nowoczesnych, wysoko wyspecjalizowanych rozwiązań informatycznych.

Jednym z istotnych środków do osiągnięcia oczekiwanego poziomu funkcjonowania jednostek administracji publicznej jest modernizacja i integracja istniejących baz danych oraz systemów informatycznych, a także wdrożenie nowych rozwiązań, które umożliwią szybki kontakt z urzędem i natychmiastowy dostęp do poszukiwanej informacji.

Administracja publiczna jest dla obywatela i jemu ma służyć – dlatego też szczególna uwaga od długiego już czasu skoncentrowana jest na usługach e-administracji, przynoszących korzyści ogółowi społeczeństwa oraz na kwestiach związanych z zapewnieniem efektywnej działalności wewnątrzadministracyjnej, przekładającej się korzystnie na jakość życia obywateli. W celu szybkiego udzielania i pozyskiwania informacji przez instytucje, przedsiębiorstwa i obywateli, organy polskiej administracji dynamicznie rozwijają i powiększają zakres cyfryzacji prowadzonych spraw. Tworzone są nowe, a także rozwijane dotychczasowe rozwiązania systemowe, w szczególności prawne i organizacyjne. Ciągle rozwijany katalog cyfrowych usług publicznych przyczynia się m.in. do coraz szerszego posługiwania się dokumentem w postaci elektronicznej, zarówno przez administrację publiczną, jak i obywateli.

Archiwizacja dokumentów publicznych

Każde państwo powinno posiadać zdolność do przechowania części dokumentacji wytwarzanej przez jego instytucje w sposób umożliwiający udokumentowanie działalności na podstawie wiarygodnych źródeł historycznych. Ta oczywista zasada jest wyrażona w Polsce w ustawie z 14.7.1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 164; dalej: ustawa archiwalna) a w stosunku do dokumentacji w postaci elektronicznej dodatkowo w rozporządzeniach wydanych na jej podstawie.

Misją archiwów państwowych jest trwałe zachowanie świadectw przeszłości i zapewnienie powszechnego dostępu do nich w celu wspierania rozwoju państwa i społeczeństwa obywatelskiego, dlatego tak istotne było zareagowanie na wzrastającą liczbę danych w postaci elektronicznej planowanych do długotrwałego przechowywania oraz rosnącą liczbę wdrożeń nowych e-usług przez podmioty zobowiązane do przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych, nie zapominając przy tym, że źródłem tego typu dokumentacji mogą być też podmioty inne niż organy administracji publicznej.

Zgodnie z ustawą archiwalną materiałami archiwalnymi, wchodzącymi do narodowego zasobu archiwalnego, są wszelkiego rodzaju:

  • akta i dokumenty;
  • korespondencja;
  • dokumentacja finansowa, techniczna i statystyczna;
  • mapy i plany;
  • fotografie, filmy i mikrofilmy;
  • nagrania dźwiękowe i wideofonowe oraz
  • inna dokumentacja mająca znaczenie, jako źródło informacji o wartości historycznej o działalności państwa polskiego, jego poszczególnych organów i innych państwowych jednostek organizacyjnych, a także o jego stosunkach z innymi państwami, o rozwoju życia społecznego i gospodarczego, o działalności organizacji o charakterze politycznym, społecznym i gospodarczym, zawodowym i wyznaniowym, o organizacji i rozwoju nauki, kultury i sztuki, a także o działalności jednostek samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostek organizacyjnych,

– powstałe w przeszłości i powstające współcześnie.

Zasób ten służyć ma nauce, kulturze, gospodarce narodowej oraz potrzebom obywateli. Materiały archiwalne przechowuje się wieczyście (bezterminowo). 

Wyzwania związane z cyfryzacją

Potrzeby związane z cyfryzacją i komunikacją elektroniczną znalazły wyraz w nowelizacji ustawy archiwalnej, a także w przepisach ustawy z 17.2.2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 346 ze zm.). Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji, wydane wkrótce po uchwaleniu ustawy o informatyzacji, określiły:

  • niezbędne elementy struktury dokumentów elektronicznych;
  • szczegółowy sposób postępowania z takimi dokumentami elektronicznymi;
  • wymagania techniczne formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych.

Kolejnym krokiem było wydanie rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 18.1.2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r. Nr 14, poz. 67 i Nr 27, poz. 140) dotyczącego organów gmin i związków międzygminnych, organów powiatu, organów samorządu województwa i organów zespolonej administracji rządowej w województwie, a także urzędów obsługujących te organy. W rozporządzeniu tym znalazła się oczekiwana formalna podstawa pozwalająca na tworzenie akt spraw tylko w systemie EZD – bez potrzeby równoległego tworzenia akt w postaci papierowej, a co za tym idzie kosztownego utrzymywania modelu podwójnego zarządzania dokumentacją tej samej sprawy.

Wraz z pojawieniem się dokumentacji elektronicznej, pojawił się również obowiązek przejmowania materiałów archiwalnych w postaci elektronicznej, przez właściwe archiwa państwowe. Konsekwencją tego obowiązku była zatem konieczność wytworzenia odpowiednich narzędzi, które umożliwiałyby realizację obowiązków archiwów państwowych również w odniesieniu do materiałów archiwalnych w postaci elektronicznej.

Nowy system teleinformatyczny do archiwizacji dokumentów elektronicznych

Z tego też względu Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych podjęła się realizacji projektu Archiwum Dokumentów Elektronicznych, którego celem było utworzenie systemu teleinformatycznego (systemu ADE) umożliwiającego podmiotom (w szczególności tym zobowiązanym przepisami prawa) przekazanie do archiwów państwowych dokumentacji w postaci elektronicznej stanowiącej materiały archiwalne, a archiwom państwowym umożliwiającego jej przejęcie, zabezpieczenie i długoterminowe przechowywanie, a w dalszej kolejności także udostępnianie zgromadzonych materiałów archiwalnych zainteresowanym osobom.

Podstawowym źródłem, z którego będą pochodzić materiały archiwalne w postaci elektronicznej w systemie ADE, będą niewątpliwie systemy elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) funkcjonujące w podmiotach, które wytwarzają materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego. Obecnie archiwa państwowe nadzorują, w zakresie prawidłowości postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną, ponad 10 tysięcy podmiotów, które mogą stać się potencjalnymi wytwórcami materiałów archiwalnych przekazywanych do systemu ADE. Dzięki realizacji projektu ADE, podmioty te otrzymają dostęp do efektywnego i bezpiecznego procesu przekazywania i przechowywania dokumentacji elektronicznej wytwarzanej w trakcie obsługi obywateli, w tym poprzez różnego typu e-usługi udostępnione przez administrację publiczną.

Powstanie Archiwum Dokumentów Elektronicznych jest o tyle istotne, że w najbliższych latach dla części podmiotów skończy się 10-letni okres, po którym – zgodnie z literą prawa – materiały archiwalne w postaci elektronicznej należy przekazać do archiwum państwowego. Dlatego też jak najszybsze udostępnienie systemu, a przede wszystkim bezpiecznego miejsca przechowywania i zarządzania materiałami archiwalnymi, było jednym z priorytetów Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych. Usługi udostępnione przez system ADE domykają bowiem cykl życiowy materiałów archiwalnych w postaci elektronicznej, powstających w sektorze publicznym lub poza nim.

W odróżnieniu od dokumentacji powstałej w postaci papierowej, która jako materiał archiwalny przekazywana jest do archiwum państwowego z granulacją na poziomie hasła klasyfikacyjnego pochodzącego z jednolitego rzeczowego wykazu akt, dokumentacja w postaci elektronicznej, stanowiąca materiały archiwalne, przekazywana będzie z granulacją na poziomie pojedynczej sprawy, w sposób określony przepisami prawa.

Przekazywanie materiałów do Archiwum Dokumentów Elektronicznych

W systemie ADE jednym z podstawowych procesów jest proces przekazywania przez jednostkę materiałów archiwalnych do właściwego archiwum państwowego. Proces ten obsługuje wszystkie działania związane z przekazaniem materiałów archiwalnych w postaci elektronicznej przez podmiot przekazujący materiały archiwalne: od złożenia przez jednostkę wniosku o przekazanie materiałów archiwalnych, poprzez jego weryfikację przez archiwum państwowe i przekazanie informacji o wyniku rozpatrzenia wniosku, aż po odebranie materiałów archiwalnych w systemie i ich wstępną weryfikację pod względem formalnym oraz potwierdzenie, że materiały zostały przyjęte do weryfikacji szczegółowej. Na tym etapie jednostka nadal musi przechowywać u siebie przekazane materiały archiwalne, w trakcie dalszych czynności mogą zostać one skierowane z powrotem do podmiotu celem uporządkowania, uzupełnienia lub poprawy.

Następnym krokiem jest weryfikacja i przejęcie materiałów archiwalnych przez archiwum państwowe. W zakresie tej części procesu obsłużone są wszystkie działania zachodzące w systemie ADE związane ze zweryfikowaniem poprawności i kompletności materiałów archiwalnych, ich formalnym przejęciem do zasobów archiwum państwowego oraz ich zapisem do właściwego archiwum cyfrowego w systemie ADE. 

Należy przy tym podkreślić, że formalne przejęcie materiałów archiwalnych w postaci elektronicznej możliwe jest dopiero po przekazaniu przez jednostkę wszystkich powiązanych z nimi dokumentów w postaci innej niż elektroniczna (w tym m.in. dokumentacji przechowywanej w składach chronologicznych). Dopiero po potwierdzeniu przez archiwum państwowe formalnego przejęcia materiałów archiwalnych w systemie ADE, materiały te mogą zostać usunięte z dokumentacji jednostki. W tym momencie znika też dalsza podstawa do ich przechowywania w jednostce.

Dla pracowników jednostek zobowiązanych do przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (lub tych, które chcą to zrobić) dedykowany w systemie ADE jest dostępny przez stronę www – Portal Jednostki. Po założeniu konta instytucjonalnego i zgłoszeniu przez jednostkę użytkowników systemu – ich weryfikacja i autoryzacja następuje poprzez usługi Węzła Krajowego (tj. np. Profil Zaufany) – bez konieczności tworzenia osobnych kont dostępowych w systemie ADE. Warto w tym miejscu podkreślić, że w przypadku jednostek korzystających z systemów EZD zakłada się integrację systemu EZD jednostki organizacyjnej z systemem ADE, w tym celu system ADE wystawia odpowiedni interfejs. W takim przypadku pracownik jednostki będzie realizował opisane procesy w użytkowanym przez siebie systemie EZD bez konieczności korzystania z Portalu Jednostki. 

Poza materiałami archiwalnymi wytwarzanymi i gromadzonymi przez jednostki wchodzące do tzw. państwowego zasobu archiwalnego są jeszcze te, które powstają podczas działalności niepaństwowych jednostek organizacyjnych. Z chwilą ustania działalności takich jednostek ich materiały archiwalne, będące częścią ewidencjonowanego niepaństwowego zasobu archiwalnego, stają się własnością państwa i wchodzą do państwowego zasobu archiwalnego. Podlegają one przekazaniu do właściwej jednostki państwowej sieci archiwalnej wskazanej decyzją Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych. Nieewidencjonowany niepaństwowy zasób archiwalny tworzą natomiast materiały powstałe i powstające w wyniku działalności osób fizycznych i stanowiące własność tych osób lub ich prawnych następców, one również mogą zostać przekazane do zasobu archiwum państwowego w uzgodnieniu z dyrektorem właściwej jednostki państwowej sieci archiwalnej wskazanej decyzją Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych. W obu tych przypadkach materiały archiwalne w postaci elektronicznej będą mogły zostać przekazane za pomocą systemu Archiwum Dokumentów Elektronicznych, który – obok możliwości przekazywania materiałów archiwalnych w postaci paczki archiwalnej – umożliwia również przekazanie tzw. nieuporządkowanych materiałów archiwalnych, tj. w formie innej niż paczka archiwalna.

Dostęp do systemu Archiwum Dokumentów Elektronicznych

Pracownik jednostki przekazującej materiały archiwalne do archiwum państwowego, aby uzyskać dostęp do systemu ADE, musi upewnić się najpierw czy dana jednostka posiada już konto w systemie ADE. Jednostka może się zwrócić o założenie konta w systemie bezpośrednio na stronach Portalu Publicznego klikając zakładkę Wniosek o założenie konta. Razem z wnioskiem o założenie konta jednostki można od razy wskazać użytkowników systemu. Jeśli jednostka ma już założone konto, wniosek o nowego użytkownika systemu można złożyć na Portalu Jednostki. Logowanie do systemu dla użytkownika z jednostki wymaga posiadania profilu zaufanego - uwierzytelnienie w systemie następuje za pomocą usługi Węzeł krajowy, zatem aby użytkownik uzyskał dostęp do systemu ADE musi mieć założone przez Administratora Lokalnego Systemu (przedstawiciela właściwego archiwum państwowego) konto użytkownika oraz posiadać profil zaufany.

Pracownik archiwum państwowego aby zalogować się do systemu będzie natomiast potrzebować konta w systemie - w tym celu musi się zwróć się do Lokalnego Administratora Systemu w swoim archiwum państwowym. Razem z kontem wygenerowany zostanie certyfikat niezbędny do zalogowania się do systemu. Informacje dotyczące certyfikatu zostaną przekazane mailowo, na adres podany przy zakładaniu konta. Aby się zalogować do systemu pracownik musi więc mieć założone konto w systemie i posiadać certyfikat.

Szczegółowe informacje dotyczące zakładania kont i logowania się do systemu znajdują się na Portalu Szkoleniowym systemu ADE.

Aktualności

24.09.2020

Uprzejmie informujemy

W dniu 11 września 2020 r. miała miejsce prezentacja efektów projektu ADE na posiedzeniu Komitetu Rady Ministrów ds. Cyfryzacji. Podczas prezentacji przedstawiono główne cele projektu i osiągnięte wskaźniki. Przedstawiono również system Archiwum Dokumentów Elektronicznych, który został wytworzony w ramach zrealizowanego projektu. System ten będzie jednym z istotnych komponentów architektury info

czytaj
29.06.2020

Platforma szkoleniowa systemu ADE

Głównym celem platformy szkoleniowej jest zapoznanie użytkowników z wiedzą ogólną dotyczącą wykorzystywanych przez nich Portali oraz przygotowanie ich do wykonywania obowiązków służbowych na bazie dostarczonych rozwiązań.

czytaj
29.06.2020

Spotkania informacyjne

W dniach 18, 23 i 26 czerwca Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych zorganizowała spotkania informacyjne poświęcone systemowi Archiwum Dokumentów Elektronicznych skierowane do pracowników archiwów państwowych i jednostek przekazujących materiały archiwalne do tych archiwów. Ze względu na obecną sytuację epidemiologiczną, spotkania przeprowadzone zostały w formule zdalnej. Odbywały się one  

czytaj